Cambiar de asesoría no consiste únicamente en enviar unas carpetas. La nueva responsable necesita conocer qué se ha presentado, qué está pendiente y qué información explica los saldos del negocio. Si el traspaso coincide con un cierre mensual, un trimestre fiscal, una contratación o una notificación, también hay que asignar con claridad quién atenderá cada actuación. Esta guía resume cómo preparar un cambio de asesoría en Badajoz con continuidad y trazabilidad.
Antes del cambio: inventario y calendario
El punto de partida es una relación sencilla de obligaciones. Conviene anotar la última declaración presentada, el último mes contabilizado, las nóminas cerradas, los trámites abiertos y las próximas fechas relevantes. Así se evita que dos despachos hagan la misma gestión o, peor, que ambos den por hecho que corresponde al otro.
- Datos censales, actividad, centros de trabajo y personas autorizadas.
- Declaraciones presentadas y justificantes de presentación.
- Contabilidad, libros registro, facturas y conciliaciones bancarias.
- Contratos, nóminas, seguros sociales e incidencias laborales.
- Notificaciones, recursos, aplazamientos o expedientes en curso.
Qué debe incluir el traspaso
Área fiscal
- Modelos y periodos presentados.
- Bases, saldos y operaciones pendientes.
- Accesos, apoderamientos y notificaciones.
Área contable
- Balance y mayores a una fecha de corte.
- Extractos, facturas y asientos pendientes.
- Inmovilizado, préstamos y cuentas anuales.
Área laboral
- Plantilla, convenio y contratos vigentes.
- Nóminas, cotización y variables del mes.
- Bajas, vacaciones y trámites abiertos.
Una transición con responsables claros
- Fijar una fecha de corte. Determina hasta qué periodo trabaja la asesoría anterior y desde cuál comienza la nueva.
- Nombrar un interlocutor. Una persona del negocio valida entregas, resuelve dudas y conserva el listado de pendientes.
- Comprobar lo recibido. No basta con descargar archivos: hay que confirmar que se abren, corresponden al periodo acordado y permiten continuar el trabajo.
- Revisar autorizaciones. Los accesos y apoderamientos deben mantenerse solo mientras sean necesarios y quedar alineados con la nueva organización.
Cuándo puede darse por cerrado
El traspaso está completo cuando la nueva asesoría puede explicar la situación fiscal, laboral y contable a la fecha de corte; conoce los asuntos abiertos; dispone de la documentación necesaria y tiene asignadas las próximas obligaciones. Nuestro método de trabajo parte de ese diagnóstico y de un circuito documental estable. Puedes consultar la metodología de DIREX, la guía de documentación mensual para pymes o solicitar una revisión inicial desde contacto.